Perché un nostro cliente voleva cancellare il modulo contatti dal sito e come l’automazione con Make e Chatbase ha salvato la situazione.
Il “Problema Felice”
Nel mondo del business, solitamente ci si lamenta quando i clienti non scrivono. Ma cosa succede quando scrivono troppo?
Recentemente abbiamo affrontato una sfida singolare con un nostro cliente, un’azienda produttrice di probiotici di alta qualità. Il loro problema non era la mancanza di lead, né lo spam ma il successo del form stesso: utilizzato quotidianamente da decine di persone reali che descrivevano sintomi specifici, chiedevano opinioni mediche, consigli sui dosaggi e informazioni dettagliate sui prodotti.
Il carico di lavoro per il team di supporto era diventato insostenibile. La qualità delle risposte rischiava di calare per la fretta e i tempi di attesa si allungavano. La frustrazione era tale che il cliente ci ha fatto una richiesta drastica: “Vi prego, togliete il modulo contatti dal sito”.
Non potevamo permettere che rinunciassero a un canale di comunicazione così prezioso. La soluzione non era chiudere la porta, ma mettere un “portiere” più efficiente.
La Soluzione: AI Automation e Knowledge Base Proprietaria
Abbiamo proposto di mantenere il modulo, ma di delegare la prima linea di risposta a un’Intelligenza Artificiale. Non una chat generica, ma un sistema addestrato verticalmente sui dati dell’azienda.
Per realizzare questo, abbiamo integrato due strumenti potenti: Make (per l’orchestrazione del flusso) e Chatbase (per l’intelligenza conversazionale).
L’Architettura del Workflow
Il sistema funziona come un organismo vivente che reagisce agli stimoli esterni. Ecco il dettaglio tecnico del flusso che vedete nell’immagine:
- L’Input Strutturato: Abbiamo creato un form specifico dove l’utente inserisce sintomi, età, sesso ed email. Questo pre-qualifica la richiesta.
- L’Ascolto (Webhook): Appena il form viene inviato, un Webhook su Make intercetta i dati istantaneamente.
- Il “Cervello” (Chatbase): Qui avviene la magia. I dati vengono passati a un Chatbot AI.
- La differenza chiave: Non abbiamo usato un modello generico. La Knowledge Base del bot è stata costruita caricando i libri scritti dal cliente, le schede tecniche dei prodotti, le presentazioni scientifiche e le linee guida sui dosaggi. L’AI risponde solo basandosi su queste fonti verificate, garantendo accuratezza medica e coerenza con il brand.
- La differenza chiave: Non abbiamo usato un modello generico. La Knowledge Base del bot è stata costruita caricando i libri scritti dal cliente, le schede tecniche dei prodotti, le presentazioni scientifiche e le linee guida sui dosaggi. L’AI risponde solo basandosi su queste fonti verificate, garantendo accuratezza medica e coerenza con il brand.
- Il Controllo Qualità (Google Sheets): La fiducia è buona, il controllo è meglio. Ogni domanda dell’utente e ogni risposta generata dall’AI vengono salvate su un Foglio Google. Questo permette al team umano di:
- Monitorare cosa chiedono i clienti.
- Verificare che l’AI risponda correttamente.
- Intervenire per correggere il tiro e “ri-addestrare” il bot se necessario.
- La Consegna (Email Marketing): Infine, Make impagina la risposta in una email HTML curata graficamente (stile newsletter) e la invia tramite Gmail.
Oltre la semplice risposta: Upselling e Lead Nurturing
L’automazione non si limita a rispondere. Abbiamo trasformato ogni email di risposta in un’opportunità di marketing. L’email che l’utente riceve contiene:
- La risposta personalizzata ai suoi sintomi.
- Un invito a continuare la conversazione con il Chatbot.
- Un Ebook gratuito scaricabile (valore aggiunto immediato).
- Un link al “Pharmacy Locator” per trovare il punto vendita più vicino.
I Risultati
L’implementazione di questo workflow ha portato a tre risultati immediati:
- Azzeramento dello stress: Il team non deve più rispondere manualmente a domande ripetitive, ma interviene solo sui casi complessi.
- Risposte immediate 24/7: I clienti ricevono consigli basati sulla letteratura scientifica dell’azienda in pochi secondi, anche di notte o nel weekend.
- Aumento delle conversioni: Grazie ai link inseriti nella mail automatica, abbiamo notato un incremento nel download di materiale informativo e nelle ricerche dei punti vendita.
Conclusione
L’AI non serve a sostituire l’interazione umana, ma a renderla scalabile. In questo caso, abbiamo trasformato un collo di bottiglia in un asset aziendale che educa il cliente e spinge le vendite, tutto in automatico.
Hai un processo aziendale che sta soffocando la tua produttività? Parliamone. Possiamo disegnare il workflow su misura per te.